Cara Menulis Surat Komplain Bahasa Inggris

Sebenarnya standar surat bisnis bahasa Inggris sangatlah mudah untuk ditulis. Terkadang kita membutuhkan untuk menulis surat komplain ataupun keluhan dalam banyak situasi baik sebagai klien, rekan kerja, mitra bisnis, karyawan, maupun sebagai pemilik sebuah bisnis. Cukup dengan mengikuti gaya bahasa ataupun format resmi maka pesan dalam surat anda akan bisa dimengerti oleh penerima surat.

Langkah-langkahnya

  1. Pilihlah kertas anda. Anda tidak perlu menambahkan alamat pengirim apabila menggunakan kop surat baik itu kop surat pribadi maupun kop surat institusi. Tetapi jika anda mencetak surat pada kertas kosong, diharuskan untuk menuliskan alamat pengirim pada bagian atas kiri surat bisnis.
  2. Setelah alamat pengirim, tambahkanlah alamat perusahaan ataupun alamat kontak kita. Sebenarnya ada banyak cara untuk mengetahui sebuah institusi maupun sebuah perusahaan dengan mencarinya di internet, yellow pages, maupun langsung menghubungi institusi kita dari surat komplain ataupun surat keluhan kita. Ada beberapa produk, penyedia jasa, dan perusahaan mengklaim memiliki garansi kepuasan serta nomor kontak bebas pulsa untuk masalah-masalah berkaitan dengan costumer service.
  3. Selanjutnya dalam surat sertakan tanggal dan nama penerima surat, (buatlah dalam baris terpisah dan format rapat kiri). Kemudian gunakan kata sapa serta ingatlah untuk tetap menggunakan kata “Dear” ditambah gelar dan nama, contohnya seperti “Dear Miss Monica” kecuali jika anda mempunyai alasan kuat untuk menggunakan jenis kata sapaan lain.
  4. Tulislah 2 atau 3 paragraf isi. Paragraf satu, kenalkan diri anda dan jelaskan tujuan dari menulis surat seperti “I am writing to complain…”. Paragraf kedua berisi garis besar masalah. Janganlah menjelaskan kondisi permasalahan secara berlebihan melainkan jelaskan seadanya dan sejujur-jujurnya berdasarkan fakta serta hindarilah menggunakan bahasa-bahasa kasar. Cukup dengan kalimat-kalimat sederhana mengapa kita tidak puas terhadap barang ataupun pelayanan yang diberikan.
  5. Isi dari paragraf ketiga adalah tindak lanjut dari komplain, apa yang seharusnya dilakukan terhadap komplain anda? Bila anda komplain mengenai sesuatu yang spesifik seperti kualitas produk atau komplain tentang kualitas makanan, maka anda seharusnya meminta uang ganti rugi. Contoh lainnya jika anda anda komplain atau mengeluhkan tentang buruknya sebuah pelayanan, maka anda bisa meminta diskon di pelayanan berikutnya. Sekali lagi, hindari kata-kata kasar dan coba untuk tidak marah atas produk ataupun pelayanan yang telah diberikan dan cobalah untuk memberikan kritik yang membangun agar kejadian tersebut tidak terulang lagi.
  6. Akhiri surat komplain bahasa Inggris anda secara baik. Jangan terlalu kreatif, cukup gunakan kata “Sincerely” dan tuliskan nama anda. Bubuhkan tanda tangan lalu kirimkan surat anda sebagaimana adanya.

Beberapa Tips

  • Sertakan alamat email anda, banyak perusahaan akan merespon lebih cepat melalui email.
  • Sertakan alamat anda, beberapa perusahaan akan langsung mengirimkan anda check, kupon, ataupun barang ganti rugi tanpa menghubungi anda terlebih dahulu.

tag: klaim, keluhan

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s