Prinsip-prinsip Menulis Surat Bisnis Bahasa Inggris

Surat bisnis berbahasa Inggris adalah surat yang bergaya resmi bila dibandingkan dengan surat-surat yang lainnya. Selain itu format surat bisnis sangat berbeda dengan type surat lain. Dalam menulis surat bisnis pakailah selalu bahasa formal dan jangan bertele-tele. Seperti semua jenis surat lainnya, Konsep merupakan hal utama dalam menulis surat bisnis. Pertama sekali siapkan pikiran anda, kemudian posisikan pulpen anda diatas kertas atau jari-jari anda diatas papan keyboard laptop.

Gaya bahasa

Surat bisnis bahasa Inggris mempunyai bahasa formal. Hindari segala bahasa gaul maupun tidak resmi. Tulislah surat bisnis seperti anda menulis untuk melamar pekerjaan, dan jangan menulis seperti anda menulis untuk teman atau sahabat semasa kecil. Hindari kalimat-kalimat seperti “you know what I mean”, “it’s cool”, dan “you know that”. Mengingat beberapa hal tersebut akan menolong kita untuk tetap menjaga profesionalitas kita.

Hindari menggunakan bahasa-bahasa yang mengandung ketidak-pastian atau kejelasan seperti “seems”, “perhaps”, “apparently”, “usually”. Contohnya: “It seems that perhaps we may be able to have our meeting on Wednesday”. Akan lebih baik jika kita menuliskannya seperti ini: “We will have our meeting on Wednesday”.

Jangan menyingkat kata dalam surat bisnis. Contoh, jangan menyingkat “you are” menjadi “you’re” dan kata “cannot” menjadi “can’t”.

Hindari penggunaan format Italic (kata miring), Bold (kata dihitamkan) atau semua huruf ditulis dalam kapital (CONTOH) untuk mengekspresikan kata-kata yang memiliki makna penting di dalam kalimat. Penekanan terhadap kata-kata yang memiliki makna penting dalam surat resmi hanya dianjurkan atau diekspresikan melalui gaya bahasa di dalam kalimat, tidak melalui format seperti Italic atau Bold.

Kata-kata asing harus dituliskan dengan format Italic (Contoh: fait accompli, faux pas, carte blanche, ipso facto, prima facie). Kecuali untuk kata-kata asing yang sudah umum seperti (post mortem, ad hoc, status quo).

Kejelasan maksud dan tujuan

Jelaskan maksud dan tujuan anda menulis surat dalam beberapa kata singkat dan sederhana sehingga mudah dimengerti oleh penerima surat. Jangan gunakan kalimat-kalimat terlalu rumit. Berikan informasi secukupnya dan tidak berlebih sehingga surat anda menjadi ringkas dan padat namun tetaplah tulis dalam gaya bahasa sopan.

Penggunaan kata ganti (pronoun)

Menulis surat bisnis bahasa Inggris untuk orang pertama maupun orang kedua sangat diperbolehkan. Gunakan kata “I” dan “you” dapat menciptakan koneksi antara penulis dan penerima surat. Bila surat anda dicetak menggunakan kop surat institusi, gunakan kata-kata “we” serta hindari kata-kata “I” dan “you”. Pemakaian kata “we” dapat berdampak terhadap opini atau informasi yang ada dalam surat ditulis oleh sebuah institusi dan bukan ditulis oleh pribadi.

Struktur Surat

Biasanya format surat bisnis adalah tanggal, alamat penulis dan penerima surat, salam, isi, penutup, dan signature. Penerima surat bisa menganggap surat anda tidak ditulis secara profesional bila bagian-bagian tersebut tidak ada dalam surat.

Demikianlah sedikit share tips and triks prinsip menulis surat bisnis berbahasa Inggris. Semoga sukses dalam menulis suratnya..:)

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s