Struktur Surat Resmi Bahasa Inggris

Cara menulis surat resmi bahasa inggris atau yang dikenal dengan surat bisnis – berikut ini merupakan struktur dari surat formal mulai dari salam pembuka sampai salam penutup disertai contoh kalimatnya.

Format surat

Ada berbagai macam format dalam menulis surat formal bahasa Inggris, diantaranya adalah block, modified block, semi block, dan standard. Lihat Berbagai macam format surat formal bahasa inggris.

Format Blok

Surat resmi yang dituliskan dalam bentuk format blok semuanya dituliskan di bagian kiri surat. Tempatkan alamat anda atau perusahaan anda pada bagian atas kiri surat (tanpa kop surat). Lalu kosongkan lagi dua baris dan isikan tanggal, dan setelah itu lewatkan dua baris lagi dan tempatkan alamat orang atau perusahaan yang dituju dibagian atas kiri surat juga.

Format standar

Dalam surat formal yang ditulis dalam format standar tempatkan alamat anda atau alamat perusahaan pada bagian atas surat (kop surat). Lalu tempatkan alamat orang atau perusahaan yang dituju dibagian atas kiri surat. dan tempatkan juga tanggal pada bagian kanan atas surat sejajar dengan alamat yang dituju.

Struktur dasar

Paragraf pertama
Paragraf pertama haruslah berisi pendahuluan mengenai tujuan dari surat

Paragraf isi
paragraf kedua dan berikutnya haruslah menyediakan informasi utama dari surat dan lanjutan dari pendahuluan.

Paragraf Akhir
Paragraf akhir haruslah berisi kesimpulan dari surat dan pernyataan akan tindakan lanjut

Salam pembuka

Bagian awal surat dimulai dengan salam atau sapaan kepada penerima surat.

Gunakan salam berikut jika anda mengetahui nama penerima surat dan memiliki hubungan resmi dengannya:

“Dear Professor [nama belakang], Dr. [nama belakang], Mr. [nama belakang], Ms. [nama belakang], Mrs. [nama belakang suami], Miss [nama lengkap]”.

Gunakan sapaan berikut jika anda tidak mengetahui nama orang yang dituju:

“Dear Sir or Madam” atau “To Whom it May Concern”.

Gunakan sapaan berikut jika anda mengetahui nama lengkap penerima surat tetapi tidak mengetahui jenis kelaminnya:

Dear [nama lengkap], Dear Serli Nawangsari,

Jika anda dan penerima surat merupakan orang dekat atau sahabat bisa menggunakan salam berikut:

Dear [nama depan], Dear Serli,

Catatan:

  • Selalu gunakan “Ms” untuk perempuan kecuali orang yang dituju meminta untuk dipanggil “Mrs” atau “Miss”.
  • Gunakan Miss untuk wanita muda maupun wanita yang belum menikah dan Mrs hanya untuk perempuan yang sudah menikah.

Permulaan surat

Mulailah dengan “Thank you”.

Surat resmi biasanya dimulai dengan terimakasih terhadap seseorang. Kata terima kasih biasanya ditulis sebagai balasan dari surat meminta sesuatu (inquiry).

Contoh umum:

  • Thank you for your letter of (date) inquiring about …
  • In response to your letter of (date), we would like to thank you for your interest in …
  • We would like to thank you for your letter of (date) asking for / requesting information about …
  • In reply to your request …
  • Thank you for contacting us.

Contoh kalimat:

  • I would like to thank you for your letter of september 26th requesting information about our new line of lawn mowers.
  • In response to your letter of September 25, 2012, we would like to thank you for your interest in our new line of products.
  • With reference to your advertisement in the Jakarta Post,

Alasan menulis surat

Jika anda memulai berkorespondensi dengan seseorang tentang sesuatu, atau meminta sesuatu informasi, mulailah dengan menuliskan tujuan menulis surat.

Contoh umum:

  • I am writing to inform you about …
  • I am writing to ask/inquire about …
  • I am writing to…
    … apologize for..
    … confirm..
    … comment on..
    … apply for..
    … complain about…

Contoh kalimat:

  • I am writing to inform you that we have not yet received payment for …
  • I am writing to ask about information for small businesses.
  • I am writing to inquire about the position posted in The Jakarta Post.
  • I am writing to confirm the shipment details on order # 2447.
  • I am writing to apologize for the difficulties you experienced last week at our branch.

Pada saat anda telah memberikan alasan menulis surat, lanjutkan dengan memberikan lebih rinci tujuan dari surat. Berikut adalah beberapa contohnya.

Meminta Tolong

Anda bisa menggunakan contoh potongan kalimat dibawah untuk meminta tolong:

  • I would be grateful if you could + verb
  • Would you mind + verb + ing
  • Would it be to much to ask that …
  • Could you possibly…?
  • We would appreciate it if you would …
  • Could you please send me …
  • It would be helpful if you could send us …

Contoh kalimat:

  • I would be grateful if you could send me a brochure.
  • Would you mind telephoning me during the next week.
  • Would it be to much to ask that our payment be postponed for two weeks.

Menawarkan pertolongan

Untuk menawarkan bantuan anda bisa menggunakan potongan kalimat berikut:

  • I would be happy to + verb
  • We would be pleased to + verb

Contoh kalimat:

  • I would be happy to answer any questions you have.
  • We would be pleased to assist you in finding a new location.
  • I would be delighted to give you a tour of our facility this coming month.

Memberikan berita buruk

  • We regret to inform you that …
  • I’m afraid it would not be possible to …
  • Unfortunately we are unable to …
  • After careful consideration we have decided …

Memberikan berita gembira

  • We are pleased to announce that …
  • I am delighted to inform you that …

Dokumen tambahan (lampiran)

Dalam beberapa surat resmi anda akan membutuhkan untuk menyertakan lampiran dokumen atau informasi. Gunakan beberapa potongan kalimat dibawah untuk menyatakan bahwa surat dilengkapi dengan lampiran. Kalau surat anda dikirimkan lewat pos maka anda harus menggunakan kata enclosed, sedangkan kalau surat dikirmkan lewat email bisa menggunakan kata attached.

  • Enclosed you will find … + noun
  • Enclosed please find + non
  • We enclose … + noun
  • Please find enclosed (untuk surat)
  • Please find attached (untuk email)

Contoh kalimat:

  • Enclosed you will find a copy of our brochure.
  • Enclosed please find a copy of our brochure.
  • We enclose a brochure.
  • I am enclosing…
  • Please find enclosed…

Penutup isi

Selalu selesaikan surat anda dengan menyatakan perlunya tindakan lebih lanjut.

Untuk komunikasi dan kontak berikutnya:

  • I look forward to meeting / seeing you
  • I look forward to meeting you next week.
  • I look forward to hearing from you soon.
  • We are looking forward to meeting you on 26 September.
  • We would appreciate your reply at your earliest convenience.

Untuk menawarkan bantuan:

  • Please do not hesitate to contact me if you have any questions regarding this matter.
  • Please do not hesitate to contact us if you need any further assistance.
  • If you need any further assistance please contact me.
  • If you require more information, please let us know.

Salam penutup

Berikan salam perpisahan.

Untuk surat resmi:

  • Sincerely,
  • Yours sincerely,
  • Yours faithfully, – digunakan untuk orang-orang yang terhormat seperti hakim, pemuka agama, dan pemerintah.

Untuk surat setengah resmi:

  • Best wishes,
  • Best regards,

Untuk surat tidak resmi:

  • Best,
  • Hugs,
  • Cheers,

Pastikan tandatangani surat anda dan tuliskan nama anda pada bagian bawahnya.

Contoh surat bisnis bahasa inggris

Contoh surat resmi memberikan konfirmasi Bahasa Inggris menggunakan format standar bisa dilihat pada contoh dibawah ini.

Struktur surat bahasa inggris c1

One thought on “Struktur Surat Resmi Bahasa Inggris

  1. ary February 11, 2013 / 00:39

    setelah baca ini jadi bisa bikin surat sendiri 😀

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s