Membalas email/surat bisnis dengan Bahasa Inggris (1)

ketika membalas sebuah surat dalam bahasa Inggris dari klient, kostumer, maupun teman perkuliahan sangatlah penting untuk menjaga bahasa secara formal. Tulisan anda merupakan salah satu cara untuk berkomunikasi antara anda dan sang pengirim surat, sehingga memberikan kesan yang baik.

  1. Mulailah surat yang akan anda kirim dengan menyebutkan tentang surat yang anda terima. Gunakan pembuka seperti “With reference to your letter” atau “Thank you for your letter/email.” setelah itu baru sebutkan beberapa poin utama atau penting dari surat yang anda anda terima. Hal ini memberikan kesan bahwa anda mengerti maksud sang pengirim surat dan posisinya sebagai apa. Ingat jangan menulis nama si pengirim surat dengan nama pertamanya saja, gunakan bahasa formal. Gunakan Ms., Mrs. atau Mr. jika anda mengetahui nama sang pengirim surat, dan gunakan “Dear Sir or Madam.” jika anda tidak tahu nama sang pengirim surat.
  2. Setelah bagian awal surat, ikuti dengan menyebutkan maksud si pengirim surat baik itu berupa meminta informasi, membutuhkan barang, maupun keluhan/komplain. Dalam hal keluhan, pastikan anda meminta maaf terlebih dahulu. Jangan bersikap bertahan maupun kasar, tetapi buatlah pernyataan secara halus dan sopan. bisa menggunakan bahasa sebagai berikut “I apologize for the inconvenience. I would be more than happy to speak with you to find a resolution to your complaint. Your business is valuable, and I hope to keep you as costumers.”
  3. Tutup bagian akhir dari surat anda dengan permintaan maaf dan yang terakhir, tawaran bantuan, maupun informasi tentang hal yang akan datang. Bisa menggunakan beberapa contoh kalimat berikut “Once again, I apologize for any inconvenienceatauI look forward to your reply.” Sekali lagi untuk menjaga bahasa formal. Untuk pengirim surat yang tidak diketahui namanya ataupun salam ditujukan untuk seluruh institusi gunakan “Yours faithfully” diikuti dengan nama anda. Jika anda mengetahui nama yang mengirim surat gunakan “Sincerely.” Untuk teman dekat maupun teman kuliah gunakan “Best Wishes” atau “Best Regards” keduanya sama.
Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s