Format Surat Bisnis Bahasa Inggris

Ada berbagai macam format surat formal bahasa Inggris. Diantaranya adalah format standard, block, semi block, modified block. Lihat template atau layout surat bisnis dibawah ini.

Format Block

Format block adalah format surat bisnis bahasa inggris yang paling sederhana. Semua bagian ditulis rapat kiri. Menggunakan setting margin normal yaitu semua sisi diberi margin 1 inch kecuali bagian top boleh 0,5 inch.

Format Surat Bisnis Bahasa Inggris Full Block

1. Alamat pengirim

Dibuat di awal supaya mudah bagi penerima surat untuk mengidentifikasi siapa pengirim surat. Beri jarak 1 baris lalu tuliskan tanggal.

2. Tanggal

  • Tuliskan tanggal secara lengkap. Kamu bisa menggunakan format Amerika yang umumnya digunakan, dimulai dengan nama bulan terlebih dahulu (September 26, 2014) atau format Inggris (26 September 2014).
  • Jangan menyingkat nama bulan seperti ini Sep 26, 2014.
  • Jangan menggunakan format angka seperti 09/26/2014 atau 09-26-2014 karena akan membingungkan untuk membedakan tanggal dan bulan.
  • Hindari untuk menggunakan format st, nd, rd, atau th pada tanggal (21st, 22nd, atau 26th). Contoh: September 26th, 2014.
  • Beri jarak 1 atau 2 baris tergantung banyaknya isi surat,lalu tuliskan nama penerima surat.

3. Penerima surat

Tulis nama lengkap penerima surat, jabatan atau pekerjaan penerima surat, dan nama perusahaan tempat penerima surat bekerja. kalau kamu tidak tahu nama penerima surat, kamu boleh menuliskan jabatannya saja. Tuliskan juga alamat penerima. Beri jarak 2, 3, atau 4 baris.

Penggunaan Attn

Attn adalah singkatan dari Attention. “Attn” berguna jika kita ingin mengirim surat kepada orang yang mewakili sebuah organisasi atau perusahaan. Contoh:

Attn: Agnes Monica
Hello Kitty Company
92 Cicendo Street
Bandung

“Attn” biasanya digunakan dalam surat-surat tidak resmi yang dikirim melalui internet. Namun sangat tidak dianjurkan dalam surat resmi.

Penulisan “Attn” sendiri merupakan bahasa gaul atau tidak resmi yang tidak sesuai dengan grammar atau tata bahasa resmi.

Untuk surat resmi lebih dianjurkan menuliskan nama langsung tanpa “Attn” jika surat tersebut ditujukan kepada seseorang di dalam organisasi atau perusahaan. Contoh:

Agnes Monica
Hello Kitty Company
92 Cicendo Street
Bandung

4. Salam pembuka

Dear Ms./Mrs./Mr. Nama akhir, – Jika nama diketahui.
Dear Director of Marketing Department, – Jika nama tidak diketahui.
To Whom It may Concern, – Jika nama tidak diketahui.

Jangan lupa beri koma pada bagian akhir dari salam pembuka. Beri jarak 1 baris.

5. Subject (optional)

Terkadang pada surat resmi ada yang namanya subject. Fungsinya yaitu supaya yang menerima surat mudah mengetahui surat ini tentang apa. Subject ini boleh ada atau tidak. Isinya berupa judul surat yaitu surat ini tentang memberi informasi, undangan, atau surat lainnya. Beri jarak 1 baris.

Catatan: Format Subject di bawah salam pembuka merupakan format British English, sedangkan subject di atas salam pembuka merupakan gaya Amerika.

Format Subject British English
Format Subject British English
Format Subject gaya Amerika
Format Subject gaya Amerika

6. Body

Semua hal yang menjadi alasan menulis surat bisa kamu masukkan pada bagian ini. Antar paragrah diberi jarak 1 baris. Beri jarak satu baris sebelum bagian penutup.

7. Penutup

Untuk penutup surat kamu bisa menggunakan kata-kata seperti Sincerely, Sincerely yours, Thank you, dan lain-lain. Perhatikan hanya huruf pertama dari bagian penutup yang kapital.

Tambahkan koma pada akhir penutup. Beri jarak antara penutup dan nama sekitar 2, 3, atau 4 tergantung ukuran tandatangan dan ukuran surat.

8. Tandatangan

Tandatangan ada pada bagian ini. Biasanya menggunakan tinta hitam atau biru.

9. Nama pengirim

Tulis nama pengirim disini dan kalau kamu mau kamu bisa menuliskan jabatan di bawah nama. Nama yang ditulis harus lengkap jika surat yang dikirim bersifat resmi. Namun bila surat bersifat setengah resmi maka nama pertama sudah cukup.

Beri jarak 2 baris atau lebih untuk lampiran.

10. Lampiran (Enclosure)

Jika surat yang dikirimkan memiliki lampiran maka lampiran tersebut harus disebutkan. Jika hanya ada satu dokumen lampiran kamu bisa menuliskan Enclusure tetapi jika lebih maka kamu harus menuliskan Enclosures (#). Ganti symbol pagar # dengan jumlah dokumen yang ingin dilampirkan.

11. Reference initials

Terkadang pada surat kita menemukan tulisan seperti JB/am. Tulisan tersebut dinamakan reference initials dan memiliki arti bahwa surat tersebut dibuat oleh dua orang.

Orang pertama adalah yang mengkonsep surat ditulis dengan huruf kapital sedangkan orang kedua adalah yang menulis surat tersebut ditulis dengan huruf kecil. Jadi JB/am bisa berarti Juju Bandung/Agnes Monica.

Reference initials bisa ditulis dalam dua format yaitu JB/am atau JB:am.

Format Modified Block

Pada format jenis ini ada beberapa bagian yang pindah kesebelah kanan yaitu alamat pengirim, penutup, tanda tangan, dan nama pengirim. Pastikan semua bagian yang disebelah kanan memulai pada garis yang sama. Untuk tanggal boleh disebelah kiri ataupun kanan.

Format Surat Bisnis Bahasa Inggris Modified Block.jpg

Format Semi Block (Indented)

Format surat semi block hampir sama dengan format modified block. Yang berbeda yaitu ada pada bagian body. Setiap bagian awal paragraph diberi indent atau masuk ke kanan.

Format Semi Block

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s