Category Archives: korespondensi

Contoh Surat Tanda Terima Pembayaran (Bahasa Inggris)

Contoh Surat Tanda Terima Pembayaran (disebutnya payment confirmation receipt letter) pakai Bahasa Inggris.

———-

Payment Confirmation Receipt

No: [no surat]

To:
Ms. Agnes Monica
Agnes@Home.com

The organizing committee of [nama conference], has received the payment:

From : Ms. Agnes Monica
No lR : [no registrasi]
Affiliation : The University of Lifestyle
Country : Japan
Amount : US$ 750
For : Registration fee (full Price)
Note : Seminar Kit, Lunch, Welcome Dinner, Farewell Party

Date of Payment Accepted : September 9. 2014
Date of payment confirmation receipt : September 9, 2014

We sincerely appreciate and thank for the payment.

Cordially yours,

[tanda tangan dan cap]

jujubandung
Head of [nama conference] Secretariat

—-
Contoh Surat Tanda Terima Pembayaran (Bahasa Inggris)

Contoh Surat Undangan Pembicara Pakai Bahasa Inggris

Biasanya dalam sebuah conference kita akan mengundang pembicara untuk berpresentasi, dan kita harus membuat surat undangan tersebut dengan bahasa yang formal dan sopan. Bagaimana Contoh dari surat undangan (invitation letter) untuk pembicara (keynote speaker maupun invited speaker) dalam sebuah konferensi, seminar, workshop, maupun simposium, akan ane berikan dalam postingan berikut ini.

———-

No : [no surat]                               April 1st, 2013
Subject: Request as Keynote Speaker for the [nama conference]

To:
Professor Agnes Monica
Department of Fashion
Institute of Lifestyle
Japan

Dear Professor. Monica,

On behalf of the [nama conference] organizing committee, we would like to invite you to be one of the Keynote Speakers in the symposium (September 23rd – 26th, 2013). As keynote speaker, the assigned presentation topic for you is about “[topik presentasi]” for 25 – 30 minutes presentation. We sincerely appreciate if we are able to receive the abstract of your presentation (not more than 350 words) and your photo (in JPEG) enclosed with your short CV before May 4th. The deadline for full paper submission is August 1st.

The organizing committee of [nama conference] will cover you:

  • Pick up from and to Bali International Airport,
  • Registration fee,
  • 5 nights hotel accommodation in Bali (September 22nd – 26th, 2013),
  • Seminar package

We would like to take this opportunity to thank for your participation in the [nama conference]. Please do not hesitate to contact us for further information or visit our website at jujubandung.wordpress.com.

We look forward to see you at Bali, Indonesia.

Cordially yours,

[tanda tangan]

jujubandung
Organizing Committee

———

Contoh Surat Undangan Conference Bahasa Inggris

Contoh surat undangan (red: invitation letter) conference bahasa Inggris berikut ini bisa digunakan juga untuk mengurus visa dari para peserta.

——-

No. : [no surat]                              February 3rd, 2013
Subject: Invitation letter to attend the [nama conference]

To:
Ms. Agnes Monica
Departmen of Lifestyle
University of Fashion
Indonesia

Dear Ms. Monica,

On behalf of the [nama conference] organizing committee, we would like to express our highest appreciation, for your participation in the conference. This will be a great opportunity among the stakeholders (academia, researchers, engineers, governments, non-governmental organizations, private sectors, industries, consultants, contractors, and manufacturers), to meet and perform ideas-exchanging related with [topik conference, contoh: fashion].

As the importance and significant contribution from this conference in this area of expertise, we would like to invite you to attend the [nama conference] that will be held in Bali, Indonesia, on September 24th – 26th, 2013. This invitation letter can be enclosed for your permit application-related administrative matters for your departure to Bali, Indonesia, in accordance with the above mentioned event (including the location and date).

Finally, we would like to take this opportunity to thank for your participation in the [nama conference]. Please do not hesitate to contact us for further information or visit our website at: jujubandung.wordpress.com.

We look forward to see you in Bali, Indonesia, in September 2013.

Cordially yours,

[tanda tangan]

jujubandung
Organizing Committee

[nama conference] Secretariat Office
jalan Dago, Bandung, Indonesia
Phone/fax: +62-858-626161xx
Email : [alamat email]
Website: jujubandung.wordpress.com

———–

Contoh Surat Full Paper Diterima Bahasa Inggris

Ok. Kali ini ane share contoh surat Acceptance Full Paper (full paper diterima) poster session untuk conference International, seminar, ataupun symposium pakai bahasa Inggris. Semoga bisa bermanfaat.

———-

No. : [no surat]
Subject: Acceptance for the full paper submission in the [nama conference]

September 2nd, 2013

To:
Ms. Agnes Monica
Department of Fashion
Universitas of Lifestyle
Bandung, Indonesia

Dear Ms. Monica,

On behalf of the [nama conference] organizing committee, we would like to express our highest appreciation, for your full paper submission that we have received. We will further review it to assure that format is fit with the requirement and inform you through email for the necessary adjustment (if it is required). As the next step, please kindly prepare the poster for your poster presentation, with the format that has been previously informed to you.

Finally, we would like to take this opportunity to thank for your participation in the [nama conference]. Please do not hesitate to contact us for further information or visit our website at: [jujubandung.wordpress.com] .

We look forward to see you in Bali, Indonesia, in September 2013.
Cordially yours,

[tandatangan]

jujubandung
Organizing Committee

[nama conference]
jalan Dago, Bandung, Indonesia
Phone/fax: +62-858-626161xx
Email : [email]
Website: jujubandung.wordpress.com

——–

ps: taruh tanggalnya jangan lupa di sebelah kanan ya. Contoh surat bisa digunakan untuk konferensi Internasional.

Contoh Surat Undangan Moderator Pakai Bahasa Inggris

Buat agan yang lagi ngurusin sebuah conference, seminar, ataupun symposium dan ingin membuat surat undangan (invitation letter) untuk moderator dengan bahasa Inggris, ane kasih contohnya berikut ini.

——

No. : [no. surat]
Subject : Request to be one of the moderators of the oral session for [nama acara] in the [nama conference]

September 2nd, 2012

To:
Prof. Agnes Monica
Department of Fashion
Institute of Life
Indonesia

Dear Prof. Monica,

On behalf of the [nama conference] organizing committee, we would like to express our highest appreciation, for your participation in [nama conference]. Through this letter, we would like to request you to be one of the moderators of the oral session for [nama acara], that will be held on:

Date : September 26th, 2013
Time : 10.40 – 12.00 (local time)
Venue : Sanur Beach Hotel, Bali

Your confirmation through email (as soon as possible) to: [email] is highly expected. Please do not hesitate to contact us for further information or visit our website at: [jujubandung.wordpress.com].

Finally, we would like to take this opportunity to thank for your participation in the [nama conference]. We look forward to see you in Bali, Indonesia, in September 2013.

Cordially yours,

[tanda tangan]

[jujubandung]
Organizing Committee

[nama conference] Secretariat Office
Jalan Dago, Bandung, Indonesia
Phone/fax: +62-858-626161xx
Email : [nama email]
Website: jujubandung.wordpress.com

—-

ps: Untuk tanggal diletakkannya di sebelah kanan ya.

Cara Menulis Email Formal Bahasa Inggris

Style email formal seharusnya dibuat sebagaimana cara membuat surat bisnis. Anda harus yakin kemana email akan dikirim dan bagaimana caranya anda merencanakan untuk berkorespondensi melalui email. Berikut ini saya tuliskan caranya dalam beberapa langkah menulis email resmi berbahasa Inggris

Prosedur

  1. Mulailah dengan nama lengkap, gelar, institusi dan alamat email orang yang dituju.
  2. Tuliskan pesan anda secara jelas, ringkas, dan padat. Jangan lupa untuk mengecheck kesalahan spelling dan grammar saat email anda telah selesai dibuat.
  3. Periksa tulisan di email untuk memastikan sudah adanya semua alasan anda menulis email bahasa Inggris tersebut.
  4. Isi kolom “to” (kepada) di email formal bahasa Inggris anda.
  5. Memilih judul email (subject) yang tepat akan membuat penerima email memberikan perhatian terhadap email kita. jangan memilih judul email sembarangan yang tidak ada hubungannya dengan alasan kita mengirim email tersebut. Selain itu fungsi dari pemakaian judul yang tepat yaitu mudahnya mencari email dari kita apabila penerima email ingin membaca email dari kita.

Tips

  • Jangan menggunakan kata-kata singkatan.
  • Selalu tuliskan terimakasih atas waktu yang telah diberikan dan perhatiannya pada bagian akhir email
  • Sebisa mungkin untuk tidak mengirimkan attachment. Penerima email biasanya mengangap attachment sebagai virus.
  • jangan menuliskan kata-kata kasar.
  • jangan menulis email formal bahasa Inggris saat anda sedang marah.

Cara Menulis Surat Komplain Bahasa Inggris

Sebenarnya standar surat bisnis bahasa Inggris sangatlah mudah untuk ditulis. Terkadang kita membutuhkan untuk menulis surat komplain ataupun keluhan dalam banyak situasi baik sebagai klien, rekan kerja, mitra bisnis, karyawan, maupun sebagai pemilik sebuah bisnis. Cukup dengan mengikuti gaya bahasa ataupun format resmi maka pesan dalam surat anda akan bisa dimengerti oleh penerima surat.

Langkah-langkahnya

  1. Pilihlah kertas anda. Anda tidak perlu menambahkan alamat pengirim apabila menggunakan kop surat baik itu kop surat pribadi maupun kop surat institusi. Tetapi jika anda mencetak surat pada kertas kosong, diharuskan untuk menuliskan alamat pengirim pada bagian atas kiri surat bisnis.
  2. Setelah alamat pengirim, tambahkanlah alamat perusahaan ataupun alamat kontak kita. Sebenarnya ada banyak cara untuk mengetahui sebuah institusi maupun sebuah perusahaan dengan mencarinya di internet, yellow pages, maupun langsung menghubungi institusi kita dari surat komplain ataupun surat keluhan kita. Ada beberapa produk, penyedia jasa, dan perusahaan mengklaim memiliki garansi kepuasan serta nomor kontak bebas pulsa untuk masalah-masalah berkaitan dengan costumer service.
  3. Selanjutnya dalam surat sertakan tanggal dan nama penerima surat, (buatlah dalam baris terpisah dan format rapat kiri). Kemudian gunakan kata sapa serta ingatlah untuk tetap menggunakan kata “Dear” ditambah gelar dan nama, contohnya seperti “Dear Miss Monica” kecuali jika anda mempunyai alasan kuat untuk menggunakan jenis kata sapaan lain.
  4. Tulislah 2 atau 3 paragraf isi. Paragraf satu, kenalkan diri anda dan jelaskan tujuan dari menulis surat seperti “I am writing to complain…”. Paragraf kedua berisi garis besar masalah. Janganlah menjelaskan kondisi permasalahan secara berlebihan melainkan jelaskan seadanya dan sejujur-jujurnya berdasarkan fakta serta hindarilah menggunakan bahasa-bahasa kasar. Cukup dengan kalimat-kalimat sederhana mengapa kita tidak puas terhadap barang ataupun pelayanan yang diberikan.
  5. Isi dari paragraf ketiga adalah tindak lanjut dari komplain, apa yang seharusnya dilakukan terhadap komplain anda? Bila anda komplain mengenai sesuatu yang spesifik seperti kualitas produk atau komplain tentang kualitas makanan, maka anda seharusnya meminta uang ganti rugi. Contoh lainnya jika anda anda komplain atau mengeluhkan tentang buruknya sebuah pelayanan, maka anda bisa meminta diskon di pelayanan berikutnya. Sekali lagi, hindari kata-kata kasar dan coba untuk tidak marah atas produk ataupun pelayanan yang telah diberikan dan cobalah untuk memberikan kritik yang membangun agar kejadian tersebut tidak terulang lagi.
  6. Akhiri surat komplain bahasa Inggris anda secara baik. Jangan terlalu kreatif, cukup gunakan kata “Sincerely” dan tuliskan nama anda. Bubuhkan tanda tangan lalu kirimkan surat anda sebagaimana adanya.

Beberapa Tips

  • Sertakan alamat email anda, banyak perusahaan akan merespon lebih cepat melalui email.
  • Sertakan alamat anda, beberapa perusahaan akan langsung mengirimkan anda check, kupon, ataupun barang ganti rugi tanpa menghubungi anda terlebih dahulu.

tag: klaim, keluhan

Prinsip-prinsip Menulis Surat Bisnis Bahasa Inggris

Surat bisnis berbahasa Inggris adalah surat yang bergaya resmi bila dibandingkan dengan surat-surat yang lainnya. Selain itu format surat bisnis sangat berbeda dengan type surat lain. Dalam menulis surat bisnis pakailah selalu bahasa formal dan jangan bertele-tele. Seperti semua jenis surat lainnya, Konsep merupakan hal utama dalam menulis surat bisnis. Pertama sekali siapkan pikiran anda, kemudian posisikan pulpen anda diatas kertas atau jari-jari anda diatas papan keyboard laptop.

Gaya bahasa

Surat bisnis bahasa Inggris mempunyai bahasa formal. Hindari segala bahasa gaul maupun tidak resmi. Tulislah surat bisnis seperti anda menulis untuk melamar pekerjaan, dan jangan menulis seperti anda menulis untuk teman atau sahabat semasa kecil. Hindari kalimat-kalimat seperti “you know what I mean”, “it’s cool”, dan “you know that”. Mengingat beberapa hal tersebut akan menolong kita untuk tetap menjaga profesionalitas kita.

Kejelasan maksud dan tujuan

Jelaskan maksud dan tujuan anda menulis surat dalam beberapa kata singkat dan sederhana sehingga mudah dimengerti oleh penerima surat. Jangan gunakan kalimat-kalimat terlalu rumit. Berikan informasi secukupnya dan tidak berlebih sehingga surat anda menjadi ringkas dan padat namun tetaplah tulis dalam gaya bahasa sopan.

Penggunaan kata ganti (pronoun)

Menulis surat bisnis bahasa Inggris untuk orang pertama maupun orang kedua sangat diperbolehkan. Gunakan kata “I” dan “you” dapat menciptakan koneksi antara penulis dan penerima surat. Bila surat anda dicetak menggunakan kop surat institusi, gunakan kata-kata “we” serta hindari kata-kata “I” dan “you”. Pemakaian kata “we” dapat berdampak terhadap opini atau informasi yang ada dalam surat ditulis oleh sebuah institusi dan bukan ditulis oleh pribadi.

Format

Biasanya format surat bisnis adalah tanggal, alamat penulis dan penerima surat, salam, isi, penutup, dan signature. Penerima surat bisa menganggap surat anda tidak ditulis secara profesional bila bagian-bagian tersebut tidak ada dalam surat.

Demikianlah sedikit share tips and triks prinsip menulis surat bisnis berbahasa Inggris. Semoga sukses dalam menulis suratnya..:)

Cara Melampirkan Dokumen Dalam Sebuah Surat Bahasa Inggris

Ikutilah prosedur berikut ketika anda ingin melampirkan dokumen dalam sebuah surat berbahasa Inggris. Dalam dunia serba email seperti sekarang ini, melampirkan file dokumen cukup hanya dengan menekan tombol “attachment” dan sertakan file-nya dalam komputer kita. Tetapi ketika kita berurusan dengan pengiriman surat dan dokumen melalui pos, ada beberapa prosedur yang harus kita ikuti untuk memberitahu kepada penerima surat tentang lampiran dokumen dan informasi terkait lainnya. Pelajarilah prosedur-prosedur berikut ini serta gunakan untuk menunjukkan respek kita kepada penerima surat atau dokumen dan buatlah penerima surat senang dengan kemampuan berkorespondensi kita.

Langkah-langkah:

  1. Beritahukan penerima surat tentang lampiran berupa dokumen dalam isi surat. Bisa dimulai dengan kalimat berikut, “Please find enclosed….”, dan jelaskan secara detail mengenai dokumen terlampir.
  2. Ketikkan kata “Enclosure” pada bagian bawah dokumen, dua baris setelah nama kita sebagai pengirim surat. Apabila anda ingin melampirkan dokumen lebih dari satu maka tempatkan titik dua setelah kata “Enclosure”, diikuti dengan nomor didalam kurung. Nomor melambangkan banyaknya dokumen dilampirkan.
  3. Tuliskan “cc:” dua baris setelah kata enclosure. Lalu ketikkan nama lain yang akan juga menerima copy surat serta dokumen tersebut. Bila ada tambahan nama lainnya, bisa dituliskan dibawah nama sebelumnya. Hilangkan langkah tiga ini bila penerima surat hanya satu orang saja.

Demikianlah cara melampirkan dokumen dalam surat bahasa Inggris. Semoga bermmanfaat..:P

Cara Menulis Surat Bisnis Terimakasih Dalam Bahasa Inggris

Sebuah surat terimakasih bisa menjadi sarana penting dalam membuat klien potensial untuk berbisnis dengan kita daripada berbisnis dengan orang lain. Kompetisi bisnis pada saat teknologi maju sekarang sangatlah berat dan ketat, banyak para pemain bisnis berusaha untuk tetap dekat dengan para klien mereka.

Salah satu cara pebisnis untuk tetap bisa menjalin hubungan baik dengan para mitra bisnisnya dan mengingatkan tentang kerjasama bisnisnya adalah dengan memberikan surat bisnis terimakasih dalam bahasa Inggris tentunya.

Surat bisnis terimakasih efektif bila dikirimkan dalam waktu 48 jam setelah rapat (meeting), teleconference, seminar, workshop, ataupun penandatanganan kontrak kerjasama. Surat ini dapat memberitahukan kepada penerima surat bahwa kita senang bekerjasama dan dapat juga mengeratkan hubungan kita dengan partner bisnis kita.

Sangatlah penting diingat dalam menulis surat bisnis untuk tetap menjaga gaya tulisan kita dengan menggunakan bahasa resmi maupun tidak resmi berdasarkan hubungan kita dengan penerima surat.

Prinsip-prinsip surat terimakasih

Dibawah ini adalah beberapa prinsip yang harus kamu perhatikan dalam menulis surat terimakasih.

Tulis nama penerima

Tidak hanya surat terimakasih saja yang harus kamu sebutkan nama penerimanya tetapi semua jenis surat lainnya juga perlu. Lebih baik nama orang yang kamu kirimkan surat disebutkan di surat daripada hanya menuliskan gelarnya atau jabatannya saja.

Bersikap jujur

Jangan menulis surat terimakasih begitu saja. Tetapi nada bicara yang ada ditulisanpun juga harus baik. Pada umumnya orang lain bisa merasa kalau orang yang mengirim surat tidaklah jujur.

Tujuan dari mengirim surat sebenarnya adalah menyatakan terimakasih. Oleh karena itu tetaplah memegang prinsip tersebut. Hindari membicarakan hal-hal lain yang tidak berhubungan.

Tutup surat dengan baik. Sebagai contoh kamu bisa menyatakan terimakasih atau kamu bisa memberi harapan untuk berhubungan lagi di masa yang akan datang.

Kirim secepatnya

Tulis surat sesegera mungkin. Misalkan saja seseorang baru saja memberimu sebuah hadiah. Idealnya kamu harus menulis surat kurang dari 24 jam setelah menerima hadiah. Surat terimakasih yang dikirim dua atau tiga minggu kemudian tidaklah memiliki nilai yang begitu berarti.
Padat dan berisi

Buat isi surat tetap singkat dan simple. Dengan surat yang simple kamu sudah harus bisa menyampaikan pesan yang ingin kamu sampaikan. Pilih kalimat yang tepat untuk mengingatkan orang kamu kirimkan surat.

Langkah langkah menulis surat terimakasih

Dibawah ini adalah langkah-langkah yang perlu kamu lakukan untuk membuat surat jenis ini.

  1. Nyalakan komputer dan buka program microsoft word ataupun program pengetikan lainnya. Tuliskan tanggal sekarang pada baris pertama (rapat kiri), lalu tekan enter sebanyak dua kali dan tuliskan nama pertama serta terakhir penerima surat. Tekan enter lagi 1 kali lalu tuliskan alamat penerima surat.
  2. Lewatkan 2 baris dan mulailah menulis kata sapaan “Dear” diikuti dengan nama penerima, bisa secara informal menggunakan nama pertama (contoh, “Dear Agnes”) atau secara formal menggunakan nama belakang (contoh, “Dear Ms. Monica”). Memilih menggunakan gaya formal maupun gaya informal berdasarkan keeratan hubungan kamu dengan penerima surat. Tetapi bila kamu ragu-ragu, lebih baik menggunakan bahasa formal saja.
  3. Tekan enter sebanyak 2 kali dan tuliskan isi utama surat kamu. Sebutkan terimakasih secara jelas karena telah diberikan waktu untuk bertemu maupun menerima telpon kita. Nyatakan bagaimana kita merasa sangat dihormati dan nyatakan pula bahwa kita menginginkan untuk tetap menjalin kerjasama dimasa-masa mendatang. Jika kamu sedang berusaha untuk mendapatkan kontrak kerjasama, ingatkanlah kepada penerima surat beberapa poin penting bahwa rekan bisnis kamu tersebut telah mendapatkan keuntungan dari kerjasama-kerjasama sebelumnya maupun keuntungan yang akan didapatkan bagi deal-deal di masa depan.
  4. Tekan enter lagi sebanyak 2 kali. Akhiri suratmu dengan kata penutup. Sebagai contoh, jika surat kamu informal bisa menggunakan “Take care” atau “Talk to you soon”. Jika surat formal bisa akhiri dengan “Sincerely” atau “With regards”. Kemudian kosongkan tiga baris lantas ketikkan nama lengkapmu. Tekan enter satu baris dan tuliskan pekerjaan resmimu.
  5. Print surat terimakasih bisnis kamu dan lengkapi dengan kop surat. Tanda tangani surat bisnis bahasa Inggris yang kamu punya.

Demikianlah cara-cara menulis surat terimakasih bisnis dalam bahasa Inggris. Semoga tips ini bisa berguna.