Surat Permohonan Maaf Bahasa Inggris

Surat permohonan maaf atau apology letter adalah surat yang digunakan untuk meminta maaf atas kesalahan yang telah diperbuat.

Surat jenis ini harus ditulis dengan humble atau dengan segala kerendahan hati untuk mengakui kesalahan yang telah diperbuat. Menggunakan bahasa halus dan jujur yang berasal dari hati.

Semakin cepat anda menulis surat permohonan maaf (Apology Letter) setelah melakukan kesalahan maka akan semakin baik. Dengan bertindak cepat dalam mengirimkan surat permintaan maaf dapat menyelamatkan hubungan bisnis anda.

Biasanya, jika kita telah melakukan sebuah kesalahan dan mengakuinya serta meminta maaf dengan tulus setelahnya, terdapat kecendrungan orang akan memaafkan kesalahan yang telah diperbuat dan akan melanjutkan bisnis dengan kita.

Namun, terkadang dibutuhkan lebih dari sekedar kata-kata, surat permohonan maaf harus dilengkapi dengan ganti rugi untuk memulihkan hubungan bisnis yang telah retak.

Untuk memulai surat jenis ini anda bisa menuliskan kata sorry. Kemudian lanjutkan dengan menjelaskan tujuan anda menulis surat. Kenalilah apa yang menyebabkan kesalahan terjadi dan tindakan apa yang akan anda lakukan untuk memperbaiki hubungan dengan klien bisnis.

Bersamaan dengan permintaan maaf, anda tuliskan juga bahwa kesalahan yang sama tidak akan terulang kembali. Pada bagian akhir surat, mintalah maaf sekali lagi dan sebutkan bahwa anda sangat menghargai hubungan bisnis anda dengan para mitra kerja.

Mengapa harus menulis surat permintaan maaf bahasa Inggris

Memberikan surat permintaan maaf akan menunjukkan kepada penerima surat bahwa kita tidak hanya menyadari akan kesalahan tetapi kita juga menghargai sebuah hubungan baik.

Sangatlah penting kalau kita mau menerima tanggung jawab atas kesalahan yang telah kita perbuat. Dan manfaatnya bagi kita bila mau melakukan hal ini adalah penerima surat akan tersentuh, memaklumi, dan ada kemungkinan penerima surat mau mengambil sebagian dari tanggung jawab tersebut.

Beberapa alasan untuk menulis surat permintaan maaf

  • Tidak bisa ikut meeting atau rapat
  • Buruknya pelayanan Costumer Service
  • Kesalahan dalam mengirim barang
  • Kerusakan pada barang yang dikirimkan
  • kelebihan mengambil dana kartu kredit

Aturan dalam menulis surat bisnis permohonan maaf bahasa Inggris

  • Surat harus menggunakan kop surat jika ditujukan untuk urusan bisnis. Untuk urusan pribadi seperti teman atau keluarga kamu bisa menggunakan tulisan tangan.
  • Gunakan jenis tulisan yang umum dan mudah dibaca seperti Times New Roman atau Arial.
  • Print surat anda di kertas yang berkualitas baik
  • Surat harus ditujukan langsung kepada orang yang menerima kehilangan atau kerusakan akibat dari kesalahan atau keteledoran yang kita lakukan.
  • Sertakan permohonan maaf anda pada bagian awal surat
  • Jelaskan masalahnya secara detail kepada klien ketika meminta maaf
  • Langkah yang akan dilakukan untuk memperbaiki kesalahan harus dituliskan pada surat. Berikan detailnya pada bagian body surat.
  • Surat harus ditulis dengan kepastian bahwa kerusakan yang telah terjadi akan segera diganti setelah surat tersebut dibaca oleh penerima surat.

Kapan harus menunda mengirim surat permintaan maaf

Dalam beberapa kasus selain kita harus mengirim surat permohonan maaf dengan segera, ada saatnya kita menunggu beberapa hal dalam mengirimkan surat permohonan maaf ini.

Sebagai contohnya adalah, bila kejadian yang ada berkaitan dengan kasus hukum maka sebaiknya kita terlebih dahulu berkonsultasi dengan pengacara sebelum bertindak lebih jauh.

Contoh Surat Permohonan Maaf Bahasa Inggris

Contoh 1 – surat permintaan maaf karena buruknya pelayanan Customer Service.

November 26th, 2014

Sherina Munaf
Merdeka Street, Bandung
Indonesia, 40135

Dear Ms. Munaf,

It is with great concern that I address an incident you experienced with our customer service department. After hearing of this issue, I would like to make an apology on behalf of our company. We are taking all the necessary steps to make sure that this type of problem does not happen again.

It is our policy to refund or return any products that you are not completely satisfied with. I regret that this was not made clear to you when you called our customer service department.

Our company values all of our customers and any feedback that is provided. Please feel free to contact me personally to discuss any concerns that you may have in the future. We look forward to continuing our relationship with you and hope that we can serve you once again.

Sincerely,

jujubandung
Head Manager

jujubandung.wordpress.com

Contoh Surat Bisnis Permohonan Maaf Bahasa Inggris

——–

Contoh 2 – Surat permintaan maaf karena rusaknya barang.

February 17th, 2014

Sherina Munaf
Merdeka Street, Bandung
Indonesia, 40135

Dear Ms. Munaf,

We are sorry that your recent shipment of supplies was defective. We understand your disappointment and apologize for any inconvenience that this may have caused your organization.

In an effort to improve the overall quality of our products and the way that they are being shipped, we have switched to a new delivery company and new packaging. This effort should prevent damage to our products and will expedite orders.

We will replace your entire order and have it shipped by the end of this week. There is no cost to you since this was an error on our part.

We look forward to continuing serving your business and hope that you will continue ordering products from us. If there is anything else that we can do to reduce your inconvenience, please feel free to contact us.

Sincerely,

jujubandung
Head Manager

Contoh Surat Bisnis Permohonan Maaf Bahasa Inggris

Contoh 3 – Surat permintaan maaf tidak dapat hadir rapat.

April 16th, 2014

Sherina Munaf
Head Manager
Merdeka Street, Bandung
Indonesia, 40135

Dear Ms. Munaf,

I would like to convey my sincerest apology to you for not making it to the weekly meeting last Monday. I am sure that you were wondering where I was and why I did not let anyone know I was unable to make the meeting.

I received an important call from my spouse who needed me to leave work and go home. This personal matter required my immediate attention and, in the chaos, I overlooked the fact that I did not tell anyone that I would not be at the meeting.

Please excuse my absence and unprofessionalism. I apologize once again and will proceed differently in the future. I am sorry for any inconvenience that this may have caused you and our team.

Sincerely,

jujubandung
Content Manager

jujubandung.wordpress.com

Contoh Surat Bisnis Permohonan Maaf Bahasa Inggris

About these ads

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s